Разработка корпоративного портала

Подробно

Создание корпоративного портала начинается с вопроса, какие процессы компании сейчас живут в почте, чатах и таблицах. Мы собираем их в одну систему: сотрудник заходит под своей учетной записью, читает новости, находит регламент в базе знаний, подает заявку на отпуск или пропуск и видит, на каком она этапе. Портал строим под вашу структуру, роли и цепочки согласований.

Создать корпоративный портал

Создать корпоративный портал имеет смысл, когда сотрудников больше, чем помещается в один общий чат, а информация теряется между отделами. Типичные признаки: новичок неделями ищет нужные документы, HR отвечает на одни и те же вопросы, заявки на оборудование согласуют по почте, и никто не знает, где они застряли. Если вы только разбираетесь, что такое корпоративный портал и чем он отличается от корпоративного сайта, начните со статьи в блоге. Коротко: сайт смотрит наружу, на клиентов, а портал работает внутри компании (такие системы еще называют интранетом) и закрыт логином.

Что обычно входит в первую версию:

• новостная лента и объявления с комментариями и обратной связью;
• база знаний: регламенты, инструкции, шаблоны документов, поиск по ним;
• справочник сотрудников с оргструктурой и контактами;
• заявки и согласования: отпуск, командировка, закупка, доступ к системам;
• личный кабинет сотрудника с его задачами, документами и заявками;
• обучение и тесты для новичков.

Список не обязательный. Для производственной компании на первое место выходят заявки и охрана труда, для розничной сети - обучение продавцов и новости для магазинов, для офиса - база знаний и согласования. Состав модулей определяем на анализе.

Разработка корпоративного портала

Разработка корпоративного портала у нас начинается с бизнес-процессов, модули подбираем уже под них. Сначала описываем, кто что делает: кто создает заявку, кто согласует, куда уходит результат. По этой схеме проектируем роли и права доступа, чтобы бухгалтер не видел лишнего, а руководитель видел все по своему подразделению.

Дальше решаем, что строить с нуля, а что взять готовым. Авторизацию часто подключаем через Active Directory или другой каталог пользователей, чтобы сотрудник входил под той же учетной записью, что и в рабочую почту. Хранилище файлов, видеозвонки и почту обычно интегрируем с тем, что уже работает. Своими руками делаем то, что отличает вашу компанию: маршруты согласований, отчеты, внутренние сервисы.

Отдельно продумываем мобильную версию. Сотрудники на производстве, в магазинах или на выездах редко сидят за компьютером, поэтому интерфейс адаптируем под телефон, а если нужны push-уведомления и работа без сети, собираем мобильное приложение для iOS и Android.

Где будет жить портал, решаем вместе с вашей ИТ-службой. Размещаем на серверах компании или в российском облаке, настраиваем резервные копии и журнал действий пользователей. Для бизнеса с требованиями к персональным данным закладываем хранение и обработку по 152-ФЗ с первого дня, чтобы не переделывать систему перед проверкой. Готовое коробочное решение бывает дешевле на старте, но упирается в свои ограничения, когда процессы компании отличаются от шаблона. Свой портал растет вместе с вами, и вы не платите за лицензии на каждого нового сотрудника.

Разработка: корпоративный портал и интеграции

Портал ценен, когда в нем есть живые данные. Поэтому интеграция с учетными системами идет в первой версии:

• 1С: кадровые данные, отпуска, расчетные листки, остатки для внутренних заказов;
• CRM и ERP: карточки клиентов, сделки, статусы заказов для сотрудников продаж и производства;
• система управления задачами или service desk: заявки в ИТ и хозяйственную службу;
• почта и календарь: уведомления о согласованиях и событиях.

Обмен строим через API и очереди, чтобы сбой в одной системе не останавливал портал. Все интеграции описываем в документации, чтобы ваши ИТ-специалисты понимали, откуда берется каждая цифра на экране.

Заказать корпоративный портал

Чтобы заказать корпоративный портал, не нужно готовое техническое задание. Достаточно рассказать на созвоне, какие задачи портал должен закрыть, сколько сотрудников будет им пользоваться и какие системы уже работают в компании. Дальше мы проводим анализ, готовим прототип и оценку. Стоимость зависит от числа ролей и маршрутов согласования, количества интеграций и того, нужно ли отдельное мобильное приложение. Вилку называем после брифа. Работать можно тремя способами: проект под ключ, запуск с минимальной версии и дальнейшим развитием или выделенная команда, которая ведет портал вместе с вашей ИТ-службой.

Как это может выглядеть, показываем на демо-проектах студии. На примере Умникума видно, как мог бы работать модуль обучения: курсы, тесты и прогресс сотрудника. Демо-проекты мы собрали для показа интерфейсов, это не заказы клиентов.

Внедрение корпоративного портала

Внедрение корпоративного портала - отдельная работа, и от нее зависит, будут ли им пользоваться. Запуск делаем поэтапно: сначала пилотный отдел, потом вся компания. Помогаем перенести базу знаний из папок и старых систем, настраиваем права, готовим короткие инструкции для сотрудников и администраторов. Первые недели собираем обратную связь через форму на самом портале и правим то, что мешает.

Показатели внедрения согласуем заранее: сколько сотрудников заходит на портал, сколько заявок проходит через него, а не через почту. Эти цифры видны в админке, и по ним понятно, какой модуль развивать дальше.

После запуска портал поддерживаем: обновляем зависимости, исправляем ошибки, добавляем модули по мере роста компании. Коммуникация между отделами переезжает из чатов в понятные разделы, а информация о процессах перестает жить в головах отдельных людей.