Корпоративный портал: что это и зачем

Корпоративный портал - внутренний сайт или приложение компании, где сотрудники читают новости, находят коллег и документы, подают заявки и ведут общие задачи. Он заменяет десяток разрозненных каналов: рассылки, общие папки, чаты отделов, таблицы с телефонами. У сотрудника появляется одно место входа во все, что нужно для работы, у руководства - понятная картина того, как устроены процессы внутри компании. Разбираем модули, варианты реализации, порядок внедрения и признаки того, что портал действительно работает.

Что такое информационный корпоративный портал?

Информационный корпоративный портал в узком смысле - внутренняя витрина: новостная лента, справочник сотрудников, база знаний, регламенты. Он помогает людям найти информацию, но почти не автоматизирует работу. Современный корпоративный портал шире: в нем подают заявки, согласуют документы, ставят задачи, проходят обучение. Разница примерно как между доской объявлений и рабочим местом.

От корпоративного сайта портал отличается аудиторией. Сайт смотрит наружу, на клиентов и партнеров, портал обращен к своим людям. От CRM или учетной системы его отличает роль: портал не заменяет их, а собирает в одном интерфейсе. Сотрудник видит свой отпуск из кадровой системы, задачи из трекера и документы из хранилища на одном экране. Так портал становится единой точкой доступа к системам компании.

Зачем нужны корпоративные порталы?

Порталы внедряют, когда внутренние коммуникации перестают справляться с ростом. Типичные признаки:

• новые сотрудники неделями выясняют, кого о чем спрашивать;
• одни и те же вопросы в HR и IT приходят по почте и в мессенджерах;
• регламенты лежат в разных папках в разных версиях;
• связь между офисами, филиалами и удаленными сотрудниками держится на личных контактах;
• руководство не видит, где застревают заявки и согласования.

Портал помогает собрать эти потоки в одно место, где у каждого процесса есть владелец, срок и история.

Зачем нужен корпоративный портал небольшой компании?

В небольшой команде многое решается в общем чате, и полноценный портал может оказаться лишним. Нужный корпоративный портал для небольшой компании обычно ограничивается базой знаний, справочником сотрудников и парой сервисов заявок. Смысл появляется, когда компания растет, открывает филиалы или много нанимает: адаптация и поиск информации начинают отнимать заметное время у опытных сотрудников. Проще заложить портал заранее с малым набором модулей, чем потом разбирать завалы из чатов и папок.

Что есть в корпоративном портале

Набор модулей зависит от задач, но чаще всего в корпоративном портале встречаются:

• Новостная лента. Новости компании, приказы, поздравления, объявления отделов с комментариями и отметками о прочтении.
• Структура компании и справочник. Схема подразделений, карточки сотрудников с контактами, должностью, руководителем и статусом: в отпуске, на встрече, в командировке.
• База знаний. Регламенты, инструкции, ответы на частые вопросы с поиском и историей версий.
• Документы и согласования. Маршруты согласования приказов, договоров, служебных записок.
• Управление задачами. Задачи, проекты, сроки, отчеты по отделам.
• Обучение и адаптация. Курсы, тесты, план первых недель для новичка.
• Опросы и обратная связь. Голосования, анонимные опросы, ящик идей.

Все модули сразу запускать не нужно. Лучше начать с двух-трех, которые снимают самую заметную боль, и добавлять остальные, когда сотрудники привыкнут заходить на портал каждый день.

Сервисы корпоративного портала

Сервисы превращают портал из витрины в рабочий инструмент. Примеры:

• заявка на отпуск, справку о доходах или копию трудовых документов с автоматическим маршрутом в кадры;
• заявка в IT: доступ к системе, новый ноутбук, сброс пароля;
• бронирование переговорных и рабочих мест;
• пропуска для гостей;
• оформление командировки и отчет о расходах;
• заявка на закупку с согласованием по бюджету.

Каждый сервис опирается на интеграцию. Данные о сотрудниках и отпусках обычно лежат в 1С, учетные записи в Active Directory (служба каталогов, где хранятся учетные записи и права сотрудников), задачи в трекере. Вход через Active Directory дает человеку один логин для портала и рабочих систем, а увольнение сразу закрывает доступ ко всему. Для сотрудника процесс корпоративного обслуживания выглядит как одна форма, а маршрут, сроки и исполнители настроены внутри.

Корпоративный портал компании

Портал для производства и для IT-фирмы выглядят по-разному. На заводе у многих сотрудников нет рабочего компьютера, поэтому важны мобильная версия, киоски в цехах и вход без корпоративной почты. В розничной сети на первое место выходят обучение продавцов, стандарты работы и новости для точек. В офисной компании больше нагрузки на документы, согласования и управление задачами.

Корпоративный портал компании проектируют от структуры компании и ее ежедневных сценариев, а не от списка модулей в брошюре. Поэтому первый шаг внедрения - интервью с сотрудниками разных отделов, от линейного персонала до руководителей.

Внутренний корпоративный портал

Внутренний корпоративный портал доступен только своим. Вопрос в том, где он размещен и как в него попадают.

• Только из офисной сети. Максимальный контроль, но удаленные сотрудники и работники на выезде подключаются через VPN.
• Из интернета с защищенным входом. Портал открыт онлайн с любого устройства, вход по корпоративной учетной записи с двухфакторной проверкой.
• Смешанный вариант. Новости и справочник доступны снаружи, документы и финансовые сервисы только из сети компании.

Для распределенных команд и людей без рабочего места второй или третий вариант почти обязателен. Отдельно решают, где хранить данные: на своих серверах или в облаке. Портал хранит персональные данные сотрудников, поэтому компании обычно выбирают серверы в России или собственную инфраструктуру.

Мобильное приложение портала стоит делать, когда заметная часть сотрудников не сидит за компьютером: водители, курьеры, линейный персонал. Портал позволяет им получать уведомления, смотреть расписание, подавать заявки и держать обратную связь с руководителем прямо с телефона.

Корпоративный портал организации

В крупной организации с филиалами портал решает еще одну задачу: связь между головным офисом и подразделениями. Новости расходятся по структуре, регламенты обновляются в одном месте, руководители филиалов видят статус своих заявок. Права доступа строятся по оргструктуре: сотрудник филиала видит свое подразделение и общие материалы, а не все документы компании.

Пример корпоративного портала покажем на демо-проектах студии. Это демонстрационные примеры, а не клиентские кейсы.

• Умникум. Представим сеть учебных центров: база методических материалов, расписание преподавателей, обучение новых педагогов, заявки на оборудование.
• Терапис. Пусть это сеть клиник: стандарты приема, график смен, обязательные инструктажи с тестом, новости для каждой клиники.
• Трассер. Логистическая компания: мобильный портал для водителей с рейсами, документами и заявками, офисная часть для диспетчеров и бухгалтерии.

У всех трех похожее ядро: структура, новости, база знаний, заявки. Различаются роли, сценарии и то, с какого устройства люди заходят. Сотрудники компании в клинике и на складе работают по-разному, и портал должен это учитывать.

Как сделать корпоративный портал?

Есть два пути: взять готовую платформу и настроить или разработать портал под свои процессы. Сравним их по основным критериям.

Готовая платформа подходит, если процессы типовые и компании достаточно новостей, задач и документов в стандартном виде. Своя разработка оправдана, когда портал должен связать несколько учетных систем, поддерживать нестандартные маршруты согласования или работать для сотрудников без компьютера. Бывает и гибрид: платформа как основа плюс свои модули и интеграции.

В любом варианте в требования стоит сразу записать несколько вещей, которые потом дорого менять:

• поиск по всем разделам сразу, включая текст внутри документов;
• модель прав: кто что видит в зависимости от подразделения и должности;
• вход через корпоративную учетную запись без отдельного пароля для портала;
• версия для телефона с тем же набором сервисов, что и на компьютере;
• журнал действий, чтобы видеть, кто и когда менял документы и настройки;
• выгрузка данных, если компания когда-нибудь решит сменить платформу.

Эти пункты влияют на архитектуру, и добавить их задним числом обычно сложнее, чем заложить с самого начала.

Если выбор склоняется к своему продукту, посмотрите, как у нас устроено создание корпоративного портала: от интервью с сотрудниками до запуска и поддержки.

Корпоративный портал и бизнес-процессы: этапы внедрения

Внедрение корпоративного портала начинается с процессов, а не с выбора дизайна. Если перенести в портал беспорядок как есть, получится еще одно место, куда никто не заходит.

1. Анализ. Интервью с отделами, карта внутренних процессов, список систем и данных. Результат - приоритеты модулей и требования к интеграциям.
2. Проектирование. Структура разделов, роли и права, прототипы основных экранов, маршруты заявок.
3. Дизайн. Интерфейс в фирменном стиле и версия для телефона.
4. Разработка и интеграции. Модули портала, вход через Active Directory, обмен с 1С, трекером, почтой.
5. Пилот. Запуск на одном отделе или филиале, сбор обратной связи, исправления.
6. Запуск для всей компании. Перенос контента, обучение, назначение ответственных за разделы.
7. Развитие. Новые сервисы по заявкам сотрудников, аналитика использования.

Портал живет, пока в нем обновляется контент. Поэтому на запуске назначают владельцев разделов: HR отвечает за адаптацию, IT за инструкции, руководители отделов за свои новости. Без этого даже хорошая система управления внутренними процессами со временем превращается в архив.

Срок и бюджет внедрения зависят от числа модулей и интеграций, их называем после брифа. Прикинуть объем можно в калькуляторе.

Как понять, что портал работает

Запуск - только половина дела. Через несколько месяцев стоит проверить, изменилась ли работа. Смотрим на такие сигналы:

• какая доля сотрудников заходит на портал хотя бы раз в неделю;
• сколько заявок идет через сервисы портала, а сколько по-прежнему через почту и звонки;
• как изменилось время обработки типовых заявок в HR и IT;
• сколько повторяющихся вопросов приходит в поддержку после наполнения базы знаний;
• как быстро новички находят ответы в первые недели работы.

Если показатели не двигаются, причину ищут в сценариях: неудобный вход, пустые разделы, дублирование с другими системами корпоративного контура. Обратная связь от сотрудников здесь ценнее любых отчетов, поэтому опрос о портале полезно встроить прямо в новостную ленту.