Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг - что это такое простыми словами: компания передает часть своей работы внешнему исполнителю и платит ему за результат, а не держит под эту работу собственных сотрудников. Бухгалтерию ведет специализированная фирма, серверы обслуживает интегратор, мобильное приложение пишет студия разработки. Слово пришло из английского: outsourcing означает использование внешних ресурсов.

Схема выгодна там, где работа нужна регулярно или разово, но не входит в основное дело компании. Пекарне нужна бухгалтерия, но бухгалтерский отдел не печет хлеб. Магазину нужно приложение, но держать в штате пятерых разработчиков ради одного продукта дорого и сложно.

Как работает аутсорсинг

Заказчик и исполнитель подписывают договор. Чаще всего это договор возмездного оказания услуг (глава 39 Гражданского кодекса) или договор подряда (глава 37), если на выходе должен быть конкретный результат вроде программы или сайта. В договоре описывают, какую работу выполняет исполнитель, в каком объеме, как стороны принимают результат и сколько это стоит.

Дальше исполнитель сам решает, как организовать работу: кого из своих людей подключить, какими инструментами пользоваться, в каком порядке выполнять задачи. Заказчик не управляет его сотрудниками. Он проверяет результат и принимает его по акту.

Для постоянных услуг, например поддержки IT-инфраструктуры, в договор добавляют SLA (соглашение об уровне сервиса). В нем записывают, за сколько часов исполнитель реагирует на обращение, в какой срок устраняет сбой и что будет, если он не уложился.

Что компании передают на аутсорс

Передать можно почти любую функцию, которая не требует постоянного присутствия внутри компании и хорошо описывается словами. Самые частые примеры ниже.

IT и разработка

Сюда входят разработка сайтов, мобильных приложений и внутренних систем, тестирование, поддержка серверов, техподдержка пользователей, информационная безопасность. Компания получает готовый продукт или работающую инфраструктуру, а исполнитель подбирает людей под задачу: аналитика, дизайнера, разработчиков, тестировщика, менеджера проекта.

Разработку часто отдают на аутсорс целиком, потому что собрать такую команду в штат ради одного проекта долго, а после запуска часть людей останется без загрузки.

Бухгалтерия и юридические услуги

Бухгалтерский аутсорсинг выбирают малый и средний бизнес: внешняя фирма ведет учет, сдает отчетность, считает зарплату и налоги. Юристы на аутсорсе проверяют договоры, ведут претензионную работу и суды. Штатный юрист в небольшой компании часто загружен не полностью, а платить ему приходится полную зарплату.

HR и подбор персонала

Кадровый аутсорсинг закрывает кадровое делопроизводство: оформление приема и увольнения, отпуска, воинский учет, личные дела. Отдельное направление - подбор персонала, когда рекрутинговое агентство ищет кандидатов под вакансию и получает оплату за закрытую позицию. Сотрудник при этом оформляется в штат заказчика, и в этом отличие от аутстаффинга.

Колл-центр, логистика, клининг

Входящие звонки принимает внешний контакт-центр, склад и доставку ведет логистический оператор, офис убирает клининговая компания. Это давние и понятные примеры аутсорсинга: результат легко измерить, а цены легко сравнить.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг классифицируют по нескольким признакам.

• По объему. Полный аутсорсинг: функцию целиком отдают исполнителю, внутри компании ее больше никто не делает. Частичный: внешний подрядчик закрывает кусок работы, например тестирование, а разработка остается у своей команды.
• По сфере. IT-аутсорсинг (ITO) касается разработки и инфраструктуры. Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) охватывает бухгалтерию, кадры, продажи, поддержку клиентов. Производственный аутсорсинг - когда сборку или выпуск части продукции передают стороннему заводу.
• По длительности. Проектный аутсорсинг заканчивается сдачей результата: сайт запущен, аудит проведен. Постоянный длится годами: абонентская бухгалтерия, поддержка серверов, сопровождение приложения.

Чем аутсорсинг отличается от аутстаффинга

Эти слова часто путают, хотя схемы противоположны по сути. На аутсорсинге вы покупаете результат и не управляете людьми исполнителя. Аутстаффинг устроен наоборот: исполнитель предоставляет специалиста, задачи ему ставите вы, и за итог работы тоже отвечаете вы.

Если в компании нет человека, который может руководить разработчиками, аутстаффинг почти всегда проигрывает: арендованный специалист будет ждать задач, а платить придется за его время.

Пример аутсорсинга на практике

Сеть из трех кофеен хочет приложение с программой лояльности. Своих разработчиков нет, есть управляющий и маркетолог. Вариантов два.

Первый - нанять команду: iOS- и Android-разработчиков или одного Flutter-разработчика, бэкенд-разработчика, дизайнера, тестировщика и того, кто будет всем этим управлять. Поиск займет время, а после запуска большая часть команды останется без задач.

Второй - отдать проект на аутсорс. Кофейня описывает, что хочет получить: накопление баллов, меню, предзаказ, push-уведомления. Студия проводит аналитику, собирает прототип, согласует дизайн, разрабатывает, тестирует и публикует приложение. Владелец платит за этапы и принимает результат. После релиза можно заключить договор на поддержку и доработки.

Плюсы аутсорсинга

• Экономия на штате. Не нужно платить зарплату, налоги и взносы, покупать технику и лицензии, арендовать рабочие места под функцию, которая загружена не каждый день.
• Доступ к экспертизе. У исполнителя есть люди, которые много раз решали похожие задачи, и готовые процессы.
• Скорость старта. Найм и адаптация своей команды занимают месяцы, подрядчик начинает работу после подписания договора.
• Предсказуемый бюджет. Цена проекта или абонентская плата фиксируются в договоре.
• Фокус на основном деле. Руководитель тратит время на продукт и клиентов, а не на контроль функции, в которой не разбирается.

Минусы и риски аутсорсинга

• Зависимость от подрядчика. Если исполнитель закрылся или поднял цены, быстро заменить его сложно, особенно когда вся документация у него.
• Меньше контроля над процессом. Вы видите результат, но не каждый шаг. Без регулярных отчетов и демонстраций легко узнать о проблеме слишком поздно.
• Утечка данных. Подрядчик получает доступ к базе клиентов, финансам, исходному коду. Нужны соглашение о конфиденциальности и разграничение доступов.
• Разное понимание задачи. Размытое ТЗ превращается в спор на приемке: заказчик ждал одно, исполнитель сделал другое.
• Переплата при постоянной высокой загрузке. Когда функция нужна каждый день и в полном объеме, свой отдел со временем может обойтись дешевле.

Когда функцию лучше оставить в штате

Аутсорсинг плохо подходит для того, что составляет суть бизнеса и дает преимущество перед конкурентами. Если компания продает собственный IT-продукт, ядро разработки лучше держать внутри: знания о продукте должны копиться у своих людей. Еще один случай - функция загружена полностью каждый день и требует мгновенной реакции на месте. Частый компромисс: ядро в штате, а пики нагрузки и узкие задачи уходят на аутсорс или в аутстафф.

Как выбрать подрядчика на аутсорсинг

1. Опишите задачу и ожидаемый результат. Даже одна страница текста с целями, сроками и ограничениями экономит недели переписки.
2. Соберите несколько предложений и сравните состав работ, а не одну цену: что входит, что оплачивается отдельно.
3. Посмотрите портфолио и попросите созвон с людьми, которые будут делать проект. Продавец расскажет про процесс, а про сроки и риски точнее ответят разработчики.
4. Проверьте компанию как юридическое лицо: срок работы, суды, налоговую историю.
5. Начните с небольшого этапа, например аналитики или прототипа, чтобы увидеть, как исполнитель общается и держит сроки.

В договоре зафиксируйте результат и критерии приемки, этапы и порядок оплаты, передачу исключительных прав на результат (для разработки это права на код и дизайн), конфиденциальность, гарантийный срок и условия выхода из договора с передачей всех материалов.

Как устроен аутсорс разработки у нас

Мы делаем мобильные приложения и веб-системы по модели аутсорсинга: заказчик приходит с идеей или готовым ТЗ, мы берем на себя аналитику, дизайн, разработку, тестирование и публикацию в сторах. Заказчик участвует в ключевых точках: утверждает прототип и дизайн, смотрит демо после каждого этапа, принимает работу по акту. Подробнее о формате на странице аутсорс разработки.

Если у вас уже есть своя команда и не хватает одного-двух специалистов, аутсорс не нужен: проще взять разработчика в аренду. Ориентир по деньгам дает калькулятор, а точную оценку называем после брифа.